Copilot Basistraining

Copilot instellen › Outlook

Outlook

In Outlook leg je apart vast hoe Copilot je mails schrijft: toon, lengte en begroeting.

Instellen in vier stappen

  1. 1

    Klik in Outlook rechtsboven op het tandwiel (Instellingen).

  2. 2

    Kies Copilot › Conceptinstructies.

  3. 3

    Zet Aangepaste instructies gebruiken bij het opstellen van e-mail aan en plak je instructies in het tekstvak.

  4. 4

    Test het. Laat Copilot een mail opstellen. Wat pas je nog aan? Zet dat in je instructies.

Outlook-instellingen, Copilot, Conceptinstructies met ingevulde regels
Stap 2 en 3: Copilot › Conceptinstructies

Begin met dit invulvoorbeeld

Copilot gebruikt deze instructies bij elke mail die hij voor je opstelt. Zet er dus alleen in wat voor bijna al je mails geldt.

Vul de oranje stukken in, de rest kun je laten staan.

Ik mail vooral met [collega's, klanten, partners].

Begin met [begroeting] en sluit af met [afsluiting].

Schrijf in actieve, gewone taal.

Houd mails onder [150] woorden.

Zet in de eerste zin waar het om gaat.

Zo doen anderen het

Drie collega's, drie keer andere mailinstructies. Kopieer wat bij jou past en maak het je eigen.

HR-adviseur zorgorganisatie

Ik mail vooral met leidinggevenden en medewerkers, vaak over gevoelige onderwerpen.

Schrijf vriendelijk en zorgvuldig. Spreek de lezer aan met je.

Zet in de eerste zin waar het om gaat.

Houd het bij afspraken en procedures. Medische en persoonlijke details bespreek ik zelf.

Begin met "Beste" en de voornaam. Sluit af met "Hartelijke groet," en mijn voornaam.

Projectmanager ICT-dienstverlener

Ik mail vooral met mijn projectteam en de opdrachtgever.

Zet in de eerste zin waar het om gaat. Houd mails onder 120 woorden.

Zet afspraken in een korte lijst met wie, wat en wanneer.

Sluit af met één duidelijke vraag of volgende stap.

Begin met "Hallo" en de voornaam. Sluit af met "Groet," en mijn voornaam.

Ingenieur bruggen en viaducten

Ik mail vooral met opdrachtgevers en aannemers.

Schrijf zakelijk en direct. Spreek de lezer aan met u.

Leg een vakterm kort uit als de lezer geen technicus is. Zet bij elk getal de eenheid.

Begin met "Beste heer" of "Beste mevrouw" en de achternaam. Sluit af met "Met vriendelijke groet," en mijn volledige naam en functie.

Let hierop

Dit staat los van Copilot Chat. Deze instructies gelden alleen voor concepten in Outlook. Je aangepaste instructies in Copilot Chat stel je apart in.

Lees elk concept voordat je verstuurt. Check vooral namen, datums en cijfers.